Som EU-medborgare är det fritt fram att starta företag i Spanien. Och det är ingen större skillnad att starta en verksamhet i Sverige eller i Spanien. För vissa yrkesgrupper, främst inom sjukvården, kräver de spanska myndigheterna att din examen godkänns i Spanien. Om du i dag jobbar inom sjukvården måste du översätta din svenska examen till spanska och låta de spanska myndigheterna godkänna din utbildning.
Många svenskar startar företag i Spanien. Det kan vara fastighetsmäklare, hantverkare, restaurang-, hotell- eller kaféeägare, IT-specialister, byggmästare, bilmekaniker, hårfrisörer och olika typer av butiksägare, för att nämna några exempel. De flesta svenskar startar företag i Barcelona, på Costa Blanca och på Costa del Sol.
Olika företagsformer
De spanska företagsformerna påminner mycket om de svenska. Det är mycket lite som skiljer länderna åt. Som företagare kan du fritt välja företagsform, som är följande:
- Enskild firma (cuenta propia)
- Filial (sucursal)
- Privat aktiebolag (sociedad de responsibilidad limitada, S.L.)
- Publikt aktiebolag (sociedad anónima, S.A.).
Enskild firma (Cuenta propia)
Att driva verksamheten i enskild firma innebär att din privata ekonomi är helt sammanblandad med ditt företags. För att försöka hålla isär det privata från företaget kan det vara en god idé att ha två separata bankkonton. Ett för näringsverksamheten och ett för dig som privatperson. Verksamheten registreras dels hos skattemyndigheten, dels hos försäkringskassan. Du som vill registrera en verksamhet måste vara myndig, det vill säga du ska ha fyllt 18 år. Det finns inga krav på att satsa ett visst kapital i företaget. Du måste ha en ordnad löpande bokföring, som avslutas med en årsredovisning. När verksamheten ska deklareras, vilket ska ske per den 31 december varje år, behöver du bara presentera en resultaträkning. Balansräkningen visas inte i deklarationen.
När du registrerar verksamheten hos skattemyndigheten måste du uppge namn, adress, den verksamhet du bedriver, verksamhetens gatuadress, ditt spanska personnummer (NIE) och hur du vill betala din preliminära F-skatt. Detta kan ske på två sätt: antingen genom att dina kunder betalar delar av ditt arvode direkt till skattemyndigheten och resten till dig. Detta gäller främst tjänstesäljande bolag. Varusäljande bolag eller företag som säljer till allmänheten ska kvartalsvis som preliminär F-skatt betala en viss andel av vinsten för kvartalet till skattemyndigheten. Tidsåtgången för att starta en enskild firma är cirka en dag och kostnaden för detta kan uppskattas till cirka 200 euro inklusive moms. Momsen ska redovisas kvartalsvis liksom dina egna och dina anställdas sociala kostnader. Verksamhetens organisationsnummer är samma som ditt privata spanska NIE-nummer. En specialvariant är om ni är två eller fler delägare, då kan verksamheten drivas i ett handelsbolag. Reglerna är desamma som för en enskild firma, skillnaden är att ni är flera delägare.
Eftersom eventuella fordringsägare kan kräva varje delägare på betalning om handelsbolaget saknar betalningsförmåga kan man normalt bara rekommendera handelsbolaget till två personer som känner varandra väl. Typ två makar eller två syskon
Filial (Sucursal)
En filial förknippas normalt med att ett utländskt bolag vill starta affärsverksamhet i Spanien som en del av det utländska bolaget. En filial måste registreras hos handelsregistret (motsvarande Bolagsverket i Sundsvall) och bildas hos en notarie, som upprättar en escritura (ungefär som registreringsbevis). Eftersom en filial är en del av ett annat bolag, finns inga regler om minimikapital. Huvudbolaget ansvarar för verksamheten.
Privat aktiebolag (Sociedad Limitada – S.L.)
Det räcker att en person äger, driver och styr bolaget. Uppåt finns ingen gräns för hur många ägare eller styrelseledamöter som får finnas. Kapitalet, som måste satsas, är minimum 3 000 euro. Bolaget är ett eget rättssubjekt och måste ha en ordnad bokföring. Normalt utgör bolagets ägare dess styrelse medan den som är firmatecknare kallas administrador (ungefär företagsledare). Så den som i praktiken bestämmer i bolaget är administradoren. En juridisk person kan vara administrador.
Gången att starta ett S.L.-bolag är följande: Det första steget är att ansöka om ett namn hos handelsregistret i Madrid. Där kontrolleras att inget annat företag i hela Spanien har samma namn det du ansöker om eller att något anses vara förväxlingsbart. Du kan ansöka om flera namn samtidigt vilka prövas i den ordning som du har prioriterat dem.
Den som står som sökande måste bli delägare i bolaget. Inom en vecka brukar man få svaret på namnansökan. När du fått det sökta namnet beviljat, tar du namnbeviset med till din bank och sätter in minimum 3 000 euro som aktiekapital. Som kontohavare anges det beviljade namnet. Banken kommer att skriva ut ett speciellt kvitto på att du har satsat aktiekapitalet.
Det tredje steget är att besöka en notarie för att bilda bolaget. Denne behöver följande information för att kunna upprätta escrituran (ungefär registreringsbevis):
- Bevis på godkänt namn som du erhållit från handelsregistret i Madrid
- Bevis på insättningen av aktiekapitalet (minimum 3 000 euro)
- Bolagets verksamhet
- Bolagets ägare
- Bolagets administrador
- Bolagets gatuadress (boxnummer godkänns inte)
- Bolagets räkenskapsår, som kan vara den 31 i vilken månad som helst.
När escrituran är färdigbehandlad hos notarien ska den lämnas in hos skattemyndigheten och då får du ett preliminärt organisationsnummer. Detta kommer att börja på bokstaven B
Därefter ska escrituran presenteras för handelsregistret (motsvarande Bolagsverket i Sundsvall). Där kontrolleras att alla handlingar som notarien upprättat är korrekta. Och om så är fallet registreras bolaget. Behandlingstiden hos handelsregistret kan uppgå till en månad. När du fått tillbaka escrituran från Handelsregistret tar du den till skattemyndigheten för att få det definitiva organisationsnumret. Detta brukar alltid bli samma som det preliminära numret du tidigare har fått. Till sist måste du ta escrituran till din bank, vars juristavdelning måste kontrollera och godkänna escrituran. När detta gjorts är bolagets bankkonto öppnat och du kan göra insättningar och uttag.
Tidsåtgången för att starta ett S.L.-bolag kan komma att bli cirka två månader. Det överlägset vanligaste är att bolagets ägare ger en revisor eller advokat en fullmakt att genomföra bolagsstarten. Kostnaden för att starta ett bolag kan normalt uppskattas till cirka 2 000 euro och detta belopp inkluderar utlägg, arvoden och moms. Som bolagets ägare ansvarar du inte för bolagets skulder. Bolaget måste upprätta en årsredovisning. EU har bestämt hur ett aktiebolags årsredovisning ska se ut och Spanien följer dessa regler. Bolaget måste även upprätta en självdeklaration. I princip behöver inget aktiebolag ha en revisor som granskar bokföringen, revisionsplikt finns enbart för mycket stora företag. Preliminär F-skatt betalas från och med det andra året efter startåret vilket sker genom att ditt S.L.-bolag tre gånger betalar 18 procent av förra årets skattekostnad.
Publika aktiebolag (Sociedad Anónima – S.A.)
I princip är det som att starta ett S.L.-bolag, men reglerna är mer formella för att skydda minoritetsägare. Aktiekapitalet är betydligt högre hos ett S.A. Kallelse måste ske till olika stämmor via annonsering i pressen. I princip startar man bara ett S.A.-bolag om man funderar på en börsintroduktion. Vid registreringen får ett S.A.-bolag ett organisationsnummer som börjar på A.
Gemensamma regler
Oberoende av vilken företagsform du bedriver verksamheten genom, finns följande gemensamma regler:
- När du startar en verksamhet måste kommunkontoret informeras och du måste få en öppningslicens (licencia de apertura). Kommunen kontrollerar därvid att lokalen är lämpad för den typ av verksamhet som du ska bedriva. Det kan ställas krav på ventilation, nödutgångar, tillgång till varm- och kallvatten, brandvarnare, brandsläckare etc.
- Dina egna sociala kostnader måste du registrera på försäkringskassan (Seguridad Social). Alla som äger minst 25 % av ett företag måste varje månad betala ett fast pris i egenavgifter. Alla som äger minst 25 % av ett företag anses ha en inkomst av ca 1 000 euro. Det spelar ingen roll hur hög eller hur låg lön du faktiskt tar ut.
Som ägare av minst 25 % av ett företag ska du betala ett fast belopp på för närvarande ca 300 euro per månad, från den dag du sätter i gång verksamheten. Detta ger dig pensionspoäng samt fri offentlig sjukvård. Många säger att de har en privat sjukförsäkring och att de därför ska slippa betala det fasta beloppet varje månad. Men detta accepteras inte av de spanska myndigheterna.
- För att visa att verksamheten är i gång ska man anmäla till skattekontoret på blankett 36 och då blir man registrerad som skattepliktig på det spanska skatteverket (hacienda). Man får därmed något som i Sverige motsvaras av F-skatt.
- Alla företag, som anställer personal, ska anmäla detta till Seguridad Social. Månadsvis redovisas och betalas dina egna samt de anställdas löner respektive sociala kostnader.
- Alla företag ska kvartalsvis upprätta en momsredovisning. Återbetalning sker normalt bara i redovisningen per den 31 december. Uppstår en momsfordran under året rullas den vidare till nästa kvartal.
- Alla företag måste ha en ordnad bokföring enligt spansk kontoplan och bokföringen måste vara på spanska. Det duger således inte att ha en svensk bokföring med ett svenskt bokföringsprogram.
Vem behöver du ta hjälp av?
Du måste ta hjälp av en erfaren bokförare (gestor på spanska). Tro inte att du kan sköta din egen bokföring. Vidare behöver du anlita en person som hanterar dina anställdas löner. Denne är oftast en universitetsutbildad person, som genom sin utbildning, äger rätt att meddela försäkringskassan när du ska anställa någon eller när någon ska sluta. Denne person upprättar lönespecifikationer och kontrolluppgifter (certificado de retenciones). Du kanske är i behov av skatterådgivning och då behöver du en asesor fiscal. Möjligen kommer du att söka juridisk hjälp, då behöver du kontakta en advokat (abogado).
Se alla inlägg i min blogg om att starta företag i Spanien.
Denna text är skriven i samarbete med revisor Bo Wennertorp som driver företaget Global Accounting & Auditing i Marbella.
